Wednesday, January 7, 2009

TIPS untuk menjawab soalan ketika pembetangan

Apabila membuat sesuatu pembentangan ucapan, masalah anda yang paling besar mungkin dalam menjawab soalan-soalan yang dikemukakan oleh para hadirin selepas itu.

Ini kerana untuk ucapan anda,anda boleh menyediakan teks ucapan yang terperinci beserta dengan slaid-slaid yang menarik untuk hadirin. Anda boleh mengawal pembentangan anda itu.

Bagaimanapun anda mungkin akan menghadapi masalah bila anda mula memberi peluang kepada hadirin untuk bertanyakan sebarang soalan.Anda juga perlu ingat yang
besar kemungkinan Sesetengah hadirin yang datang mendengar pembentangan anda mempunyai pengetahuan yang sama atau lebih dari anda berkenaan topik tangan anda
itu.

Berikut ada beberapa tips yang anda boleh amalkan bila
menjawab soalan dari hadirin anda:-

1. Jangan melangkah ke belakang bila soalan dikemukan.Ini mungkin dianggap sebagi satu langkah bertahan atau menunjukkan anda gugup.

2. Jangan naikkan kekuatan dan nada suara anda

3. Jangan keraskan badan anda bila mendapat soalan dan kemudian baru nampak tenang setelah anda rasa yakin yang anda boleh menjawab soalan yang dikemukakan.


Situasi yang mungkin boleh membuat anda jadi panic ialah bila mendapat soalan yang anda tak dapat nak jawab. Biasanya bila dapat soalan yang sukar dijawab
orang akan jawab

That is a good question.

Ini mungkin boleh memberi anda masa untuk berfikir untuk mencari jawapan yang sesuai tapi ini mungkin akan dikaitkan dengan ahli politik yang menjawab sedemikian tapi terus menyambung balik ucapan mereka tanpa menjawab soalan yang telah diberikan

Lebih baik dari anda melengah-lengah kan jawapan, anda mendapatkan kepastian dari penanya soalan itu dengan bertanya balik soalan-soalan seperti berikut:

1. I am sorry, I did not quite follow your question just now, could you repeat it please?

Maafkan saya,saya tak berapa nak ikut/faham soalan anda tadi.Boleh saudara ulang balik soalan saudara tadi?



2. Sorry, I did not quite get you on our question just now, could you repeat that please?
Maaf,saya tak berapa tangkap soalan saudara tadi,boleh tolong ulangkan?

Jika anda benar-benar tidak tahu jawapan kepada soalan yang diberi anda hendaklah berterus terang sahaja. Anda boleh memberitahu penanya yang anda akan mencari jawapan untuk soalan itu dan akan memberikannya pada masa lain. Anda boleh memberitahu penanya seperti berikut:

1. I am not sure of the correct answer for your question, can I get back to you later?
Saya tak berapa pasti jawapan yang tepat untuk soalan anda itu, boleh saya hubungi anda semula selepas ini?

Pastikan anda dapatkan nombor telefon atau alamat email dan berhubung dengan beliau semula untuk memberi jawapan atau penjelasan.

Jika jawapan kepada soalan itu agak sensitif atau boleh membawa kepada pendedahan kepada maklumat sensitifatau rahsia maka anda boleh menjawab seperti berikut:

1. I am afraid I could not comment on your question at the moment..
Saya rasa saya tidah boleh memberi sebarang komen untuk soalan anda itu buat masa ini.

Jika ada hadirin yang bertanya soalan yang telah anda terangkan sebelum ini janganlah pulak anda jawab seperti berikut:

1. I have already covered that just now!
Saya dah pun terangkan sebentar tadi!

2. I think you are not paying attention as I have touched on that a few minutes ago.
Saya rasa anda tidak memberi perhatian penuh semasa kerana saya sudah pun menyentuh tentang itu beberapa minit yang lepas.

Sebaliknya jawapan anda hendaklah lebih berdiplomasi:

1. I have mentioned it earlier in my presentation. , and sorry I did not make it clear.
Saya ada sentuh tentang perkara itu dalam pembentangan saya,maaf kalau saya tidak menerangkannya dengan jelas.

Salah satu masalah yang akan dihadapi oleh anda dalam membuat pembentangan ialah berhadapan dengan individu yang tidak berhenti bertanya atau mempunyai agenda sendiri dalam bertanya terlalu banyak soalan.

Hubungan mata adalah satu teknik yang penting. Bila anda sudah manjawab soalan seseorang pastikan anda melihat bahagian lain dalam bilik tersebut. Jika anda terus melihat penanya itu ianya akan menggalakkan beliau bertanya lagi.Anda boleh juga mengutarakan soalan sebegini kepada hadirin lain:

1. How about the rest of you? Don’t you have any question to asked?
Bagaimana dengan yang lain-lain? Ada soalan yang ingin ditanya?

Akhir sekali anda kena tegas dalam pembentangan ada. Jika anda sudah nyatkan dari awal yang anda cuma sediakan 20 minit untuk sessi soal jawab maka anda hendaklah ikut betul-betul masa yang diberi. Jika masih ada hadirin yang masih mahi bertanya maka anda boleh memberitahu mereka yang anda akan cuba jawab soalan mereka selepas itu dengan memberitahu:

1. The answer to your question is quite complex. Can we discuss about it after this? Well, we’ve come to the end of our question and answer session, so thank you for your attention.

Jawapan kepada soalan anda itu agak rumit.Boleh tak kita bincangkan selepas ini?
Kita sudah sampai ke penghujung dalam sessi soal jawab kita.terima kasih kepada semua diatas perhatian anda.


dari email rakan-rakan

No comments: